Persondatapolitik for ansøgere

Når du ansøger om en bolig på Tietgenkollegiet beder vi dig om at give os en række oplysninger om dig selv og dine studier. Oplysningerne benyttes udelukkende i forbindelse med din ansøgning, og de behandles fortroligt og sikkert. På denne side kan du læse mere om, hvordan vi behandler dine oplysninger.

Hvilke oplysninger bruger vi?

For at kunne behandle din ansøgning bruger vi en række almindelige personoplysninger:

  • Vi bruger dit navn, din adresse og dine kontaktoplysninger, så vi kan kontakte dig i forbindelse med din ansøgning.
  • Vi bruger oplysninger om kønstudieretning og nationalitetså vi kan sikre en mangfoldig fordeling af vores beboere
  • Vi bruger oplysninger og dokumentation om din alder, din tidligere uddannelse og dit nuværende/kommende studie, så vi kan sikre os, at du imødekommer de krav, som vi stiller til ansøgere. For at kunne bekræfte oplysningerne bruger vi dit eksamensbevis fra gymnasiet samt dokumentation for studieaktivitet på en videregående uddannelse
  • Vi bruger din motiverede ansøgning som led i en samlet vurdering af, om du får tilbudt en bolig på kollegiet
  • Vi skal ikke bruge dit cpr-nummer. Såfremt du ikke sletter dit cpr-nummer på den fremsendte dokumentation, anser vi det for et samtykke til at opbevare dette.

 

Hvor længe gemmer vi oplysningerne?

Dine oplysninger slettes automatisk, når vi ikke længere skal bruge dem. Hvornår sletningen sker afhænger af en række parametre, som vi forklarer nedenfor. Du kan også vælge selv at slette din brugerprofil, inkl. alle ansøgninger og oplysninger givet i forbindelse hermed. Dette vil naturligvis medføre, at din ansøgning bliver annulleret.

Hvordan vi sletter dine oplysninger efter brug 

  • Alle vedhæftede dokumenter (herunder din motiverede ansøgning og dokumentation for studieaktivitet) slettes efter ansøgningsrundens afslutning.
  • Brugerprofiler (inkl. alle brugerens ansøgninger og øvrige oplysninger) slettes automatisk efter 180 dages inaktivitet.
  • Brugere, der opretter en profil, men ikke bekræfter deres e-mailadresse slettes automatisk efter 30 dage.

Bemærk, at hvis du bliver optaget som beboer på Tietgenkollegiet, gemmer vi en kopi af din ansøgning i vores beboerarkiv, inden den slettes fra ansøgningssystemet.

Slet din profil og dine oplysninger
Du kan til hver en tid slette din brugerprofil inkl. alle ansøgninger og oplysninger givet i forbindelse hermed. Log ind i systemet og se sektionen ”Hjælp” for mere information.

 

Hvem har adgang oplysningerne, og hvordan bruges de?

Dine oplysninger behandles fortroligt og videregives ikke til andre parter end dem, der beskrives nedenfor.

Ansatte i Tietgenkollegiets Administration
Kollegiets administration læser alle ansøgninger for at sikre, at de overholder de formelle krav. De varetager endvidere al kommunikation med ansøgerne.

Medlemmer af Tietgenkollegiets Indstillingsudvalg (ISU)
Ansøgningerne bedømmes af kollegiets Indstillingsudvalg. Medlemmerne af indstillingsudvalg har kun adgang til ansøgningerne via en til formålet udleveret iPad. Medlemmerne må ikke videregive eller diskutere ansøgningerne med kollegiets øvrige beboere eller andre parter.

Systemleverandør
Leverandøren af ansøgningssystemet har administrationsadgang til systemet. Leverandøren må ikke bruge oplysningerne, men skal alene sikre systemets drift.

 

Brug af cookies

Tietgenkollegiets Ansøgningssystem bruger cookies for at sikre en god brugeroplevelse. Af praktiske årsager er det ikke muligt at bruge ansøgningssystemet uden at acceptere cookies.

Teknisk funktionalitet
Vi bruger cookies i forbindelse med login-funktionaliteten. For at kunne tilbyde en “Husk mig”-funktion, gemmer vi en cookie på din computer, så du ikke behøver at logge på igen næste gang du åbner siden.

Analytics
Vi monitorer ansøgningssystemet vha. analysesystemet Google Analytics. Med Google Analytics kan vi fx se, hvilke browsere og enheder vores brugere benytter. På den måde kan vi sikre, at ansøgningssystemet virker for alle.

 

Har du spørgsmål?

Hvis du har spørgsmål kan du kontakte Tietgenkollegiets Administration.